FECHA: Bogotá D.C., 17 de marzo de 2020

Las campañas de concientización para la reducción del consumo de papel en la administración pública y privada, ofrecen importantes oportunidades en la generación de buenos hábitos en el uso del papel, lo cual incentiva la eficiencia y productividad, reduciendo costos, tiempo y espacios de almacenamiento.

Los trámites y actividades que realizan a diario las empresas son registrados en documentos tales como actas, formatos, circulares, cartas y demás documentos de apoyo. Un alto porcentaje de estos documentos tienen como soporte físico el papel desde su creación o recibo, y sin dejar a un lado que normalmente se piden copias adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que así lo requieran.

Ahora, todavía hoy en día, en algunas empresas, cuando un documento se alista para su versión final, es frecuente que se impriman hasta dos y tres borradores para su revisión. En la mayoría de estos casos no se imprime por ambas caras de la hoja o no se utiliza papel reciclado y no se aprovechan con eficacia las herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, la intranet, repositorios internos o en la nube, entre otros, que constituyen alternativas a la utilización del papel. Si bien la estrategia de Cero Papel se basa gran parte de su estrategia en una eficiente gestión documental a través de la tecnología, también es posible alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las entidades.

Los altos directivos deben crear una cultura y ejemplo en el uso de las tecnologías y en el uso racional de los recursos y esto se verá reflejado en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental en formato electrónico.

Este documento contiene algunas acciones propuestas para reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en la gestión documental y un buen uso de las herramientas disponibles tanto internamente como en internet.

No imprimir lo que no se requiere

Se debe implementar una clara directiva al interior de las empresas, la cual concientice a los funcionarios en dejar de imprimir documentos que claramente no se necesitan impresos.

Recuerde que en el medio en que se recibe un documento, en ese mismo medio se debe almacenar.

Lo que está en su erp, crm, correo electrónico y otro software que posea la empresa, déjelo allí y si desea consultarlo, ingrese de nuevo y lo consulta, pero no lo imprima para guardarlo en carpetas.

Lo ideal es solo imprimir aquellos documentos que vayan a ser firmados y que se requiera enviar en formato impreso a empresas o personas externas. Aunque debe tenerse en cuenta que un correo electrónico también es un medio valido para enviar un documento firmado, teniendo en cuenta que la Ley 527 de 1999 en su artículo 10º trata sobre que los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre y cuando el emisor pueda ser identificado, por ello al enviar el documento por correo electrónico empresarial, tendrá todo el soporte jurídico.

Uso de repositorios documentales internos

El no permitir que sus funcionarios almacenen información de su empresa en los discos duros de sus computadoras, es una excelente decisión que debería adoptar, para evitar fuga o pérdida de información.

Se debe implementar una clara directiva al interior de las empresas, la cual concientice a los funcionarios a guardar la información es un repositorio único y cuando se requiera consultar algo, se consulte en el repositorio documental interno.

Uso de repositorios documentales en la nube

El uso de repositorios en la nube es una excelente opción, porque podría disponer de su información en todo momento, la información viaja con sus funcionarios y cuando la necesiten, simplemente la consultan.

La seguridad de la información, estará a cargo de la empresa que le provea el servicio.

Uso de repositorios con documentación centralizada en la nube

Centralizar la información en una serie de carpetas unificadas y los archivos nombrados con una normativa clara y única, permitirá que las empresas rentabilicen el uso de repositorios externos e inclusive internos.

Lo que se ha evidenciado en todas las empresas en las cuales se ha implementado la estrategia cero papel por nuestra parte es lo siguiente:

  • Cada funcionario nombra sus archivos como el desea.
  • El funcionario busca la información como el nombra los archivos y cuando otro funcionario busca un archivo, no necesariamente lo encuentra, por qué el que busca sus archivos como el los nombra y no como los nombra quién creo los archivos.
  • Existe información duplicada en diferentes carpetas de su computadora y en correos electrónicos.
  • Existen archivos nombrados así: Acta 321, Acta 321 corregida, Acta 321 final y difícilmente al pasar del tiempo, se puede identificar cual fue el acta definitiva.
  • Puede encontrar documentos, que por tablas de retención documental puede ser eliminado digitalmente.

En general, cuando por nuestra experiencia, hemos aplicado esta metodología nuestra de unificar el repositorio y aplicar la política de nombramiento de archivos que recomendamos, el almacenamiento total se ha logrado reducir hasta en un 60% al evitar documentación inocua o duplicada y la búsqueda de información más asertiva, porque todos buscan en el mismo lugar y buscan como todos nombran los archivos.

No envíe adjuntos en sus correos electrónicos

Al utilizar la metodología anterior y el uso de medios digitales adecuados, permite que también se optimice el almacenamiento utilizado en los correos electrónicos, porque esto también tiene un alto costo para las empresas. Si se utilizan los medios digitales adecuados, podrá enviar un link para que el destinatario descargue el archivo e inclusive puede añadir contraseña y disponibilidad en un lapso de tiempo del documento.

Esta dinámica, permite reducir el uso de almacenamiento en los correos electrónicos.

Uso de firmas digitales y/o Electrónicas

La Ley 527 de 1999, ha permitido que se firmen documentos de forma electrónica y así no utilizar más el papel. Para esto, contratos con proveedores, empleados, actas de recibo, entrega, de reuniones o comités, no se vuelvan a imprimir.

Todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales.

La Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y además, se establecen las entidades de certificación.

La Ley 527 establece que las partes pueden utilizar la firma electrónica, si hay consentimiento de las mismas, en cualquier acuerdo.

Se reconocen dos tipos de firma:

Firma digital “Con la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita” y de acuerdo al Decreto 2364 de 2012, con mecanismos que garantiza autenticidad e integridad.

Firma electrónica con significativa merma en la carga probatoria.

La firma digital debe contar con los siguientes atributos para tener la misma validez legal que la manuscrita:

  • Es susceptible de ser verificada.
  • Es única a la persona que la usa.
  • Está unida a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma quedará invalidada.
  • Está bajo el control único de la persona que la usa.
  • Está conforme a la reglamentación generada por el Gobierno Nacional.

La Ley 527 de 1999 está basada en la Ley Modelo de Comercio Electrónico (1996), de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional. En su artículo 7, establece el principio de equivalencia funcional de la firma electrónica, siempre y cuando se cumplan las mismas funciones que se le atribuye a la firma manuscrita. Los requisitos mínimos que deben cumplirse son los siguientes:

  • Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
  • Debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos
  • Debe ser confiable y apropiada para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

La firma digital también está definida por la Ley 527 en su segundo artículo, como “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”, haciendo referencia a los algoritmos de encriptación asimétrica que utiliza tanto claves públicas como privadas para la creación y verificación de las firmas.

La decisión del Tribunal Supremo de Colombia el 16 de diciembre de 2010, incluye las firmas digitales y electrónicas como categorías jurídicas reconocidas en la Ley 527 de 1999.

Prohibición de certificados software cliente

La publicación, en agosto de 2017, del Decreto 1413 prohíbe el uso de certificados software en cliente, limitando la firma a dispositivos token o firma centralizada (firma en la nube).

Entidades de certificación

La Ley 527 también es la que establece que las entidades de certificación son las encargadas de otorgar las firmas digitales, bajo el control y la vigilancia de la Superintendencia de industria y comercio. El Decreto 1747 de 2000 define las entidades de certificación.

En resumen, si lo que su empresa necesita es certificar la voluntad de firma y/o recibo de documentos, productos, paquetes o similares y que no requieren soporte jurídico, se podría utilizar firmas digitales y si lo que se va a firmar requiere soporte jurídico, se debe utilizar firma electrónica, como, por ejemplo: Contratos labores, contratos con proveedores, actas de juntas, asambleas, entre otros.

Uso de formularios electrónicos

En toda empresa, se utilizan formularios, formatos, solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, legalizaciones de viáticos, entre otros, como medios impresos necesarios, para su correspondiente trámite, es importante anotar que se pueden adoptar la generación y uso de formularios electrónicos para cada uno de estos trámites, evitando así volúmenes altos de papel impreso, tinta, almacenamiento y tratamiento para documentos impresos.

A estos formularios pueden aplicarle un flujo de aprobación (workflow, procesos) y solicitar firmas, tramites, aplicar reglas, tiempos de trámite, etc, lo cual hace un uso más eficiente en el trámite documental.

Conclusiones

Si analiza las acciones propuestas es este documento, todas están orientadas a reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en la gestión documental y un buen uso de las herramientas disponibles tanto internamente como en internet.

Estás acciones propuestas son fáciles de implementar en sus empresas, tan solo se requiere de cuatro acciones claras y en el siguiente orden estricto:

  1. Una voluntad clara de la alta dirección de su empresa en la aplicación de la estrategia cero papel, generando políticas claras y que garanticen y controlen la aplicación y adopción por parte de los funcionarios.
  2. Adopción de la estrategia cero papel, por parte de los funcionarios.
  3. Adopción y utilización de los medios digitales adecuados.
  4. Aplicación de una estrategia cero papel, clara y ya aplicada, que garantice una metodología y uso de los medios digitales adecuados.

Como se puede observar, no solo es utilizar medios digitales o crear políticas internas, se requiere de metodologías claras y asertivas y una alta disposición de la alta dirección y de sus funcionarios, por cuanto esto implica la adopción de nuevas metodologías de almacenamiento, no impresión de documento, uso de firmas electrónicas o digitales y el uso de formularios electrónicos.

¡Tenga en cuenta que 11.500 hojas tamaño carta, equivalen a un árbol de 50 años!

50 resmas mensuales = 300.000 hojas año = 21 árboles talados

Si deja de imprimir 60.000 hojas, el ahorro al año es de $ 45.000.000 (Us$11.000+/-)

LA ESTRATEGIA CERO PAPEL

 ES UNA METODOLOGIA SUSTENTABLE ECONOMICAMENTE.

Ahora, ENVIARED posee una metodología de cero papel que ya hemos aplicado en varias empresas y hemos logrado disminuir el uso de papel hasta en un 70% en las empresas, solo necesita comunicarse con nosotros y le enviaremos nuestra propuesta.

Nosotros combinamos dos herramientas, la primera es Servidores VPS como repositorios documentales unificados, donde no solo se almacena documentos, sino que aplicamos nuestra metodología de almacenamiento único, centralizado y con una lógica clara de cómo nombrar archivos y carpetas y la segunda es Mensajero Digital, la cual es una herramienta altamente productiva, que le permite a su empresa implementar una verdadera estrategia cero papel y adicional modelar y sistematizar sus propios formularios, sin necesidad de desarrollos adicionales, ni de ingenieros de sistemas.

Cada formulario que usted diseñe, lo puede integrar a su sitio web, y los campos del formulario sean completados en tiempo real y una vez se inicie el trámite, Mensajero Digital inicia un proceso interno, para el trámite del documento.

Puede firmarlos en la Tablet o celular.

! El límite de formularios lo pone usted ¡

Presione aquí y consulte más al respecto.

Autor

Gerente General

Enviared

Correo electrónico: gerencia@enviared.co

Celular: +573104449778