Documento de apoyo No.  003

PARA:            EMPRESAS USUARIAS DE MENSAJERO DIGITAL.

 DE:                ENVIARED    

 ASUNTO:      ESTRATEGIA CERO PAPEL

FECHA:         Bogotá D.C.13 de abril de 2020

EL USO DE FORMULARIO CON MENSAJERO DIGITALUNA VERDADERA ALTERNATIVA PARA DISMINUIR EL USO DE PAPEL Y HACER MAS EFICIENTE EL TRAMITE DE DOCUMENTOS DIGITALES.

Las campañas de concientización para la reducción del consumo de papel en la administración pública y privada, ofrecen importantes oportunidades en la generación de buenos hábitos en el uso del papel, lo cual incentiva la eficiencia y productividad, reduciendo costos, tiempo y espacios de almacenamiento.

Los trámites y actividades que realizan a diario las empresas son registrados en documentos tales como actas, formatos, circulares, cartas y demás documentos de apoyo. Un alto porcentaje de estos documentos tienen como soporte físico el papel desde su creación o recibo, y sin dejar a un lado que normalmente se piden copias adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que así lo requieran.

Ahora, todavía hoy en día, en algunas empresas, cuando un documento se alista para su versión final, es frecuente que se impriman hasta dos y tres borradores para su revisión. En la mayoría de estos casos no se imprime por ambas caras de la hoja o no se utiliza papel reciclado y no se aprovechan con eficacia las herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, la intranet, repositorios internos o en la nube, entre otros, que constituyen alternativas a la utilización del papel. Si bien la estrategia de Cero Papel se basa gran parte de su estrategia en una eficiente gestión documental a través de la tecnología, también es posible alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las entidades.

Los altos directivos deben crear una cultura y ejemplo en el uso de las tecnologías y en el uso racional de los recursos y esto se verá reflejado en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental en formato electrónico.

Este documento contiene algunas acciones propuestas para reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en la gestión documental y un buen uso de las herramientas disponibles tanto internamente como en internet.

Uso de formularios electrónicos creados en Mensajero Digital e integrados a su sitio web.

En toda empresa, se utilizan formularios, formatos, solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, legalizaciones de viáticos, entre otros, como medios impresos necesarios, para su correspondiente trámite, es importante anotar que se pueden adoptar la generación y uso de formularios electrónicos para cada uno de estos trámites, evitando así volúmenes altos de papel impreso, tinta, almacenamiento y tratamiento para documentos impresos.

A estos formularios pueden aplicarle un flujo de aprobación (workflow, procesos) y solicitar firmas, tramites, aplicar reglas, tiempos de trámite, etc, lo cual hace un uso más eficiente en el trámite documental.

He aquí algunos ejemplos de uso:

  • Radicación de facturas electrónicas
  • Radicación de facturas en PDF
  • Radicación de cuentas de cobro
  • Legalización de viáticos
  • Legalización / Actualización de anticipos
  • Cuadres de caja
  • Arqueos de caja
  • Cuentas de cobro estandarizadas
  • Vinculación y actualización de proveedores
  • Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y Felicitaciones PQRSF
  • Todos los formatos de SST
  • Historia laboral electrónica
  • Hoja de vida de postulante a cargo
  • Actualización de datos personales, bancarios, familiares de un empleado
  • Entrega de dotación con firma del empleado
  • Solicitudes de:
    • Vacaciones
    • Permisos
    • Reclamos de nomina

Estos formularios pueden ser creados en Mensajero Digital e integrarlos o no a su sitio web y para completarlos no se requiere ser usuario de mensajero digital, o completar también desde un usuario de mensajero digital.

El usuario que lo completa, puede firmar con su dedo en el celular si así lo requiere.

Las ventajas de uso son altísimas, tenemos ya varias empresas donde el uso de papel, por áreas, se redujo hasta en un 80% y a nivel empresa casi un 60%. Estos indicadores son reales y generan un alto retorno económico, sin dejar a un lado la eficacia y eficiencia en los trámites de documentos.

Solo imagine que ya usted no tendrá que digitalizar los documentos, quién completa el formulario lo está realizando por usted.

Conclusiones

Está acción propuesta es fáciles de implementar en sus empresa y no tiene costo adicional por el uso, tan solo se requiere de cuatro acciones claras y en el siguiente orden estricto:

  1. Una voluntad clara de la alta dirección de su empresa en la aplicación de la estrategia cero papel, generando políticas claras y que garanticen y controlen la aplicación y adopción por parte de los funcionarios.
  2. Adopción de la estrategia cero papel, por parte de los funcionarios.
  3. Adopción y utilización de los medios digitales adecuados.
  4. Aplicación de una estrategia cero papel, clara y ya aplicada, que garantice una metodología y uso de los medios digitales adecuados.

¡Tenga en cuenta que 11.500 hojas tamaño carta, equivalen a un árbol de 50 años!

50 resmas mensuales = 300.000 hojas año = 21 árboles talados

Si deja de imprimir 60.000 hojas, el ahorro al año es de $ 45.000.000 (Us$11.000+/-)

LA ESTRATEGIA CERO PAPEL

 ES UNA METODOLOGIA SUSTENTABLE ECONOMICAMENTE.

Ahora, ENVIARED posee una metodología de cero papel que ya hemos aplicado en varias empresas y hemos logrado disminuir el uso de papel hasta en un 70% en las empresas, solo necesita comunicarse con nosotros y le enviaremos nuestra propuesta.

Nosotros combinamos dos herramientas, la primera es Servidores VPS como repositorios documentales unificados, donde no solo se almacena documentos, sino que aplicamos nuestra metodología de almacenamiento único, centralizado y con una lógica clara de cómo nombrar archivos y carpetas y la segunda es Mensajero Digital, la cual es una herramienta altamente productiva, que le permite a su empresa implementar una verdadera estrategia cero papel y adicional modelar y sistematizar sus propios formularios, sin necesidad de desarrollos adicionales, ni de ingenieros de sistemas.

Cada formulario que usted diseñe, lo puede integrar a su sitio web, y los campos del formulario sean completados en tiempo real y una vez se inicie el trámite, Mensajero Digital inicia un proceso interno, para el trámite del documento.

Puede firmarlos en la Tablet o celular.

! El límite de formularios lo pone usted ¡

Autor

Bernardo Morales Vélez

Gerente General

Enviared

Correo electrónico: gerencia@enviared.co

Celular: +573104449778